Digitale Assistenter · Tjekliste
Find jeres
første proces tilautomatisering.
Tre kriterier, der afgør, om en opgave er en god kandidat til en digital assistent.
Sådan bruger I den: læs de tre kriterier og de tre fravalg herunder, og udfyld skemaet nederst med jeres egen opgave. Det tager ti minutter — og I ender med ét konkret svar.
Introduktion
Den største fejl er at starte for stort
Mange virksomheder tænker automatisering som ét stort projekt, der skal dække en hel afdeling. Det gør det tungt, dyrt — og ofte aldrig færdigt.
Den tilgang, der virker, er den modsatte: start med én proces, byg den, validér den i hverdagen, og udvid derfra. Denne tjekliste hjælper jer med at pege på den rigtige proces at starte med.
De tre kriterier
Sådan genkender I en god kandidat
01
Regelbaseret
Opgaven følger som udgangspunkt de samme regler og trin, hver gang den udføres. Der er ikke behov for en menneskelig vurdering fra sag til sag — og forskellige trin kan sagtens følge hver sin faste regel.
02
Gentagen
Opgaven kommer igen med jævn frekvens — dagligt, ugentligt eller månedligt. Jo højere frekvens, jo hurtigere mærkes gevinsten ved at automatisere den.
03
Tidskrævende
Der er nok arbejde i opgaven til, at tidsbesparelsen kan mærkes i hverdagen.
Sådan ser det ud, når processen er valgt rigtigt
ca. 30 %
Færch & Co. — fakturering og sagsoprettelse kører hver nat kl. 04. Servicekoordinatoren har fået omkring 30 % af sin tid tilbage.
3.800
Betech A/S — momslinjer valideres automatisk hver måned, uden at nogen åbner et regneark.
Lige så vigtigt
Hvornår I skal lade være
En proces kan sagtens være både gentagen og tidskrævende og alligevel være det forkerte sted at starte. Tre ting diskvalificerer en kandidat — også selv om den er irriterende nok til at føles oplagt.
×
Opgaven kræver et skøn i hver sag
Hvis to erfarne medarbejdere ville nå frem til hver sit resultat, er reglerne ikke faste nok endnu.
×
Undtagelserne fylder mere end reglen
Skal halvdelen af sagerne alligevel håndteres manuelt, bliver gevinsten lille. Kig efter en delproces, hvor reglen holder hver gang.
×
Volumen er for lav
En opgave, der kommer fire gange om året, betaler sjældent for sig selv — uanset hvor irriterende den er.
Rammer en af dem, så læg opgaven til side og tag den næste på listen. Det koster ti minutter nu — mod et projekt, der går i stå om fire måneder.
Udfyld online
Jeres egen opgave — sæt kryds
Vælg den opgave, I bruger mest tid på, og som I gerne vil have kigget efter. Sæt Ja/Nej ved hvert kriterium og skriv et groft timetal. Vi gemmer den til jer og tager den med til webinaret den 17. september.
