Service og totalentrepriser kræver effektive processer
Virksomheden håndterer alt fra mindre reparationer til store entrepriseopgaver for kunder i erhvervslivet, både i Jylland og på Fyn. En betydelig del af arbejdet sker på rammeaftaler med offentlige og private aktører, og derfor er der konstant gang i opgaver, og i faktureringen.
Særligt ved service- og forsikringsopgaver kan en enkelt faktura indeholde op mod 50 linjer. Hver linje med kritiske oplysninger, som tidligere skulle tastes manuelt ind i systemet, et ansvar, der blandt andet lå hos servicekoordinator Malene Grønning.
Gentagelser og tidskrævende arbejde
”Jeg brugte ofte hele arbejdsdage på at håndtere fakturaer, nogle med op til 50 linjer. Det kræver fokus og tålmodighed, især når det handler om forsikringsopgaver via Scalepoint-portalen. Det er de samme manuelle trin hver gang, data skal flyttes mellem flere systemer, og alt skal være korrekt, før vi kan sende en faktura,” fortæller Malene.
Det var tydeligt, at processen kunne optimeres. Ved at bruge digitale assistenter kunne Færch & Co. både reducere den manuelle indsats, minimere tastefejl og frigøre tid.
Automatisering blev vejen frem
Tidligere havde virksomheden fået automatiseret sagsoprettelser fra kommunale henvendelser, en løsning, der blev udviklet i samarbejde med ECIT Automate.
”Nogle opgaver skulle håndteres inden for en time, og det kan man ikke altid nå manuelt. Derfor lod vi en digital assistent klare den del, og det fungerede upåklageligt,” siger Malene Grønning.
Med den positive erfaring i ryggen blev næste skridt at automatisere faktureringen.
Fra manuelle til automatiske arbejdsgange
Den digitale assistent trækker i dag data fra tre forskellige systemer, registrerer dem korrekt og opretter og sender fakturaer automatisk. Hvis der mangler information, sendes der en besked til en medarbejder, alt andet kører selv.
Resultatet er en hurtigere, mere sikker og langt mere effektiv faktureringsproces.
Mindre spildtid, bedre cash flow
Hver nat klokken 04 gennemfører den digitale assistent automatisk fakturering af opgaver fra dagen før. Det betyder hurtigere betalinger og en mere professionel oplevelse for kunderne, der nu modtager fakturaer hurtigere og med færre fejl.
Samtidig er den automatiserede fakturering blevet en styrke i virksomhedens tilbudsgivning, da kunder vægter præcision og rettidig betaling højt, både i det offentlige og private.
Frigjort tid til vigtigere opgaver
”Tidligere brugte jeg omkring 30 % af min tid på rutinepræget fakturering. Nu kan jeg fokusere på mere værdiskabende opgaver i stedet,” siger Malene Grønning. “Den digitale assistent har virkelig gjort en forskel, både for mig og for hele forretningen.”
