En global virksomhed med en kompleks værdikæde
Betech er specialist i tekniske elastomer- og polymerbaserede produkter: pakninger, O-ringe, tætninger, ekstruderede profiler, støbte gummidele, beskyttende bælge og vibrationsdæmpere. Produkterne fremstilles hovedsageligt på virksomhedens egne fabrikker i Herlev og Bramming i Danmark og i Qingdao i Kina.
Kunderne findes i medico, pharma, fødevarer, automation, energi og offshore — i hele verden. Med mere end 10.000 aktive kunder og handel på tværs af landegrænser er moms, told og fakturering en stor og tilbagevendende del af administrationen.
Lovpligtige, datatunge opgaver — uden reel forretningsværdi
En del af det administrative arbejde er opgaver, der skal løses, fordi loven kræver det — ikke fordi de i sig selv skaber værdi. Det var her, de digitale assistenter først kom ind i billedet.
”Vi har en række opgaver, som skal løses, fordi de er lovpligtige. Det er datatunge opgaver, der kræver mange klik og gentagelser. Men det er ikke opgaver, som giver forretningsværdi, så de blev ofte nedprioriteret og skubbet til sidste øjeblik. Med de digitale assistenter kører opgaverne bare automatisk, og vi skal kun forholde os til dem, hvis den digitale assistent melder retur om afvigelser.”
— Betech A/S
Fra debitoroprettelse til forfaldne fakturaer
Flere af de første assistenter tog fat i bogholderiets mest klik-tunge rutiner: at oprette nye kunder korrekt i ERP-systemet og at samle forfaldne fakturaer sammen på en kunde.
“Bogholderiet brugte meget tid på at oprette nye kunder i vores ERP-system. Der er mange step i processen og mange ting, man skal huske, når kunden juridisk skal oprettes korrekt. Målet med den digitale assistent er, at internt salg selv kan oprette kunden ved at udfylde fire felter, og så klarer den digitale assistent resten.”
— Betech A/S
Moms-validering på over 14.000 linjer hver uge
Med mere end 10.000 aktive kunder er løbende validering af VAT-numre mod EU’s valideringssystem både et lovkrav og en stor opgave. Den kører nu automatisk.
Vi har mere end 10.000 aktive kunder, så det er en tidskrævende opgave løbende at validere deres VAT-numre via EU’s valideringssystem — og det skal vi for at leve op til myndighedernes krav. Så det er en relativt stor tidsbesparelse, at vi kan sætte den digitale assistent til at gennemgå de over 14.000 linjer hver uge.”
— Betech A/S
Eksport, indkøb og mail klares i baggrunden
Assistenterne håndterer også eksportdokumentation og fordeler den indkommende fællespost til de rette afdelinger og personer.
“Tidligere havde vi en receptionist, der videresendte mails fra vores fællesmail til de rette afdelinger. Da receptionisten fik en anden rolle, fik vi i stedet udviklet en digital assistent, som ved, hvem der skal have hvilke mails — og sikrer, at de altid lander hos den rette person.”
— Betech A/S
Medarbejderne forholder sig til afvigelserne — ikke udførelsen
Tilsammen har assistenterne flyttet medarbejdernes rolle fra udførelsen til vurderingen af de afvigelser, hvor et menneske faktisk er nødvendigt.
“De digitale assistenter arbejder i baggrunden og leverer et output, som vi skal tage stilling til. Det betyder, at vi ikke længere er bundet op på selve udførelsen, men i stedet kan fokusere på de afvigelser, hvor der faktisk er behov for menneskelig vurdering.”
— Betech A/S
